Was heißt eigentlich „teilen“?

Bei Diskussionen zum Thema Zusammenarbeit, taucht immer wieder das Wort „teilen“ auf, meistens im Zusammenhang von „Informationen teilen“, manchmal auch etwas höher gegriffen „Wissen teilen“. Wie steht es eigentlich damit? Ist es noch im Fokus? Was machen Unternehmen heute um es zu fördern? Wollen sie das überhaupt (noch)? Der Versuch einer Klärung:

Was sind die Treiber, wenn es um den modernen Arbeitsplatz geht?

Es ist heute so oft vom „Arbeitsplatz der Zukunft“ die Rede, vom Digitalisieren der Arbeitsplätze, ja von einer ganz neuen Kultur des Zusammenarbeitens. In dem Zusammenhang taucht immer häufiger das Modell der „Garage“ als Thema auf, womit nicht der Unterstand für den schönen Oldtimer gemeint ist, sondern die fast leere Garage, in der Typen wie einst Bill Gates angefangen hatten Großes zu entwickeln, in der man mit wenigen Mitteln und viel Kreativität im kleinen Team – oft zu zweit – eine außerordentliche Innovationskraft hervorbrachte.

Nun gut, es wird nicht reichen neue Leute in die damalige Garage von Bill Gates (oder einen Nachbau) zu stecken und zu hoffen, dass die dann ähnlich kreativ erfolgreich werden. Denn es geht nicht um die Garage, sondern um die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Platz – und vielleicht noch etwas um die Rahmenbedingungen. Das unterliegt oft eher einem Zufall als dass es sich managen lässt. Und es muss auch nicht alle fünf Minuten die ganz große Idee sein. Im Arbeitsalltag reicht schon eine gute Performance. „Getting Things done“ ist oft schon mehr als Durchschnitt. Aber das dann schnell und in guter Qualität. Dann ist der Kunde zufrieden oder zumindest der Chef.

Es geht auch nicht nur um die Besten im Unternehmen, die man fördern muss. Natürlich muss man das. Aber die Besten können sich meistens selbst sehr gut organisieren. Man muss sie fortlaufend motivieren, um sie bei der Stange zu halten. Sich brauchen aber eher Freiräume als Kümmerer. Zudem sind es wenige.

Man sollte seine Energie auch nicht bei den Low Performern verbraten. Hier gilt viel zu sehr die 80:20 Regel: viel Aufwand und wenige Erfolgsaussichten. Was aber wirklich Sinn macht ist sich mit dem Bauch der Gaußkurve der Organisation zu befassen – den vielen normalen Mitarbeitern.

Wie macht Teilen Mitarbeiter erfolgreicher?

Eine Rahmenbedingung in einer Garage ist das direkte und sofortige Teilen aller Informationen – ein Zurückhalten gibt es nicht. Der US-amerikanische Musiker Jack Johnson hatte 2006 mal einen kleinen Hit mit dem „Sharing Song“ – Quintessenz: „It’s always more fun to share with everyone”. Schön gesagt, denn auch der Fun-Faktor kommt dazu. In dem Lied zitiert er aber eigentlich nur den christlichen, seit 2000 Jahren bestehenden Ansatz des „geschwisterlich Teilens“.  Ich glaube, dass das auch das grundsätzliche Erfolgsrezept für einen modernen Arbeitsplatz ist. Niemand kann es allein – vielleicht mal von einzelnen Genies abgesehen, aber die habe ich ja aus der Betrachtung sowieso rausgenommen.

Als Zuständiger für IBM Collaborations Solutions Strategien in D-A-CH interessant mich naturgemäß neben einer allgemeinen Betrachtung noch mehr, was sich dazu mit IT-Tools machen lässt. Und da fällt mir auf, dass sich immer wieder Tools etablieren, die nicht diesem Paradigma entsprechen, die ein „geschwisterlich Teilen“ nicht fördern, sondern eher sogar behindern. Trotzdem sind sie am Markt nicht wenig erfolgreich. Warum ist das so?

Bewundernswert finde ich der Ansatz von Volkmar Denner, dem Chef der Robert Bosch GmbH. Trotz einer Größe von über 400.000 Mitarbeitern glaubt er, dass man bei Bosch auch „Startup“ kann und fordert seine Mitarbeiter auf das Wissen des Unternehmens im Unternehmen (und nur dort!) möglichst effektiv zu teilen. „Ich möchte im Unternehmen eine Startup-Kultur etablieren. Ich möchte, dass wir ständig Neues wagen“, so Denner 2015. Eine Maßzahl als Beispiel dazu: Während bei vielen Unternehmen, die IBM Connections nutzen, um die 80 Prozent der Communitys geschlossen sind, sind es bei Bosch nur ein wenig mehr als 10 Prozent. Mit anderen Worten, Teilen ist dort der gewollte Standard und nicht umgekehrt – und wird auch so gelebt.

Was heißt das konkret? Der Standard in IBM Connections, egal ob für eine Community oder ein Dokument ist erst einmal, dass es jeder im Unternehmen sehen und vor allen Dingen auch einfach finden kann – entweder über eine Textsuche oder über die Person, die sie erstellt, bzw. es geschrieben hat. Wirklich schützenswerte Inhalte kann man natürlich in der Sichtbarkeit und den Zugriffsrechten einschränken. Vor ein paar Jahren gab es dazu mal den damaligen Modebegriff „Social Sharing“.

Im aktuellen politischen Klima einer weit verbreiteten Rückwärtsorientierung geraten die Vorteile eines solch offenen Teilens aber scheinbar unter Druck. Das klassische Muster aus den Zeiten der Gruppenlaufwerke, das der reinen, letztlich hierarchischen Verteilung ohne Möglichkeiten zum „Social Sharing“, greift wieder mehr und mehr um sich.

Für die Mitarbeiter bedeutet es, dass

• Man wissen muss, dass es ein Dokument gibt. Einfach so finden, etwa per Zufall als so genannter „Wissensunfall“, kann man es nicht.
• Man muss wissen, wer das entsprechende Zugriffsrecht hat und einen ebenfalls auf die Liste nehmen kann.
• Man sich die URL, die Adresse, unter der man es finden kann, explizit speichern, weil man es sonst nicht wiederfinden kann. Und man muss diese Listen wichtiger Dokumente selbst irgendwie pflegen.

Viele Unternehmen setzen auf Tools, die eben nur genau das können. Beispiele sind Microsoft SharePoint (warum heißt das eigentlich „Share“Point. Müsste es nicht DistributionPoint heißen?), Dropbox, Box, usw. Es macht Zusammenarbeit wieder ungleich schwerer, weil man davon abhängig wird, dass man beim Verteilen eines Dokuments berücksichtigt wurde. Ansonsten muss man sich – wenn man überhaupt Kenntnis davon bekommt – zeitaufwändig darum bemühen Zugriff zu bekommen und dabei auch noch den Autor bei seiner aktuellen Arbeit unterbrechen. Effizienz geht anders.

Was so allerdings hofiert wird, ist das alte und eigentlich überkommene „Wissen ist Macht“. Man kann seine Arbeitsprodukte, die in der Regel eigentlich dem Unternehmen gehören, verschließen und andere zwingen erst einmal Bitte zu sagen. Das mag das Ego streicheln. Produktivitätsfördernd im Sinne des Unternehmens ist das nicht. Wissensunfälle werden so stark behindert, wenn nicht fast ausgeschlossen. „Garage“ ist das auch nicht. Warum entscheiden dann viele Entscheider heute immer noch oder sogar wieder vermehrt für den Einsatz solcher Tools?

Darauf habe ich keine wirkliche Antwort. Meine Vermutung ist entweder aus Unwissenheit oder weil sie sich nicht wirklich dem Erfolg des Unternehmens verpflichtet fühlen … und es ja früher auch so war. Push statt Pull. Ich glaube, Entscheider sollten sich viel mehr bewusst machen, wo sie mit ihrer Firmenkultur hin wollen. Solche Entscheidungen haben oft sehr langfristige Folgen. Und Veränderung ist im ersten Schritt aufwendiger als einfach so weitermachen. Veränderung hat aber das Potenzial wirklich Schritte nach vorn zu machen, persönlich und als Unternehmen.

Ein Tool ist eben doch nicht nur ein Tool. Und Teilen muss man wollen.